Johda itsellesi joustavaa ja väljää aikaa

Työhön liittyvän ajan johtamista voidaan tarkastella useista näkökulmista. Viime aikoina johtamispuheessa valokeilaan on noussut itsen johtaminen. Sillä tarkoitetaan niitä toimia, joiden avulla kontrolloimme itse omaa työtämme. Se on rinnakkainen ilmiö meihin ulkoapäin kohdistuvalle johtamiselle.

Työhön liittyvän aikakäsityksen näkökulmasta itsen johtaminen näkyy pyrkimyksenä hallita omaa aikaa. Ajan hallinnan näkökulmasta itsensä johtaminen voi tarkoittaa esimerkiksi sitä, että varataan kalenterista aikaa omalle tekemiselle ja rauhalliselle työnteolle. Tämä voi olla hyvä ratkaisu sellaisissa tilanteissa, joissa työaika on muutoin paljolti kokousten ja pienten tehtävien pirstomaa.

Omaan viikko-ohjelmaan kannattaa jättää myös aikaa, jota ei ole varattu erityisesti millekään. Siitäkin voi toki tehdä itselleen kalenterimerkinnän, jos tyhjä tila kalenterissa on vaarassa muutoin täyttyä. Tai mitä jos tekisikin kalenteriin varauksen, johon laittaisi, että olen paikalla, tule juttelemaan?

Jättämällä väljyyttä aikatauluihimme luomme mahdollisuuksia spontaanille kohtaamiselle, joka on otollista maaperää esimerkiksi yhteisöllisyyden vaalimiselle. Pian päättyvä projektityötä ja työprosesseja koskenut tutkimuksemme osoitti, että yhteisöllisyys on edelleen kantava voima työelämässä. Tarvitsemme yhteisiä hetkiä ja asioiden jakamista.

Itsensä johtamisessa tulisikin muistaa, että johtaminen ei tarkoita samaa kuin kaiken organisointi ja etukäteen määrittäminen. Sama ajatus pätee laajemminkin nykyiseen työelämään ja siihen johtamistapaan, mihin olisi hyvä pyrkiä. Työn sujuvuus edellyttää useissa tapauksissa myös mahdollisuutta joustaa, niin ajallisesti kuin ajatuksellisesti.

Minna Janhonen

Kirjoittaja on Työterveyslaitoksen tutkija, joka on mukana AikaJärjestys asiantuntijatyössä -tutkimushankkeessa. Hankkeessa kehitetään ratkaisuja asiantuntijatyöhön liittyviin ajankäytön haasteisiin.

Mentaalityöaika

Miten suuren osan ajasta asiantuntija viettää työasioiden parissa, kun työpaikan ulkopuolinen aivotyöskentely lasketaan mukaan? Päätin perehtyä kysymykseen omalla kohdallani aloittamalla vuorokauden kestävän ajattelunseurannan.

Kuinka ollakaan, ajatukseni karkasivat työasioihin miltei välittömästi herättyäni. Aamiaispöydässä pohdin koulutuksen järjestämiseen liittyviä tilakysymyksiä. Työmatkasta käytin valtaosan tämän blogikirjoituksen teemojen pohdiskeluun.

Ennen työpäivää vietin tunnin kuntosalilla, jossa mieleeni juolahti työasia noin 10 kertaa eli keskimäärin kuuden minuutin välein. Lounasta nautin työkavereiden seurassa, ja keskustelumme ajautui muutamaan otteeseen työpulmiin. Kotimatkalla linja-auton takarivissä huomasin torkahtelun lomassa pyöritteleväni mielessä exceleitä, edellisen viikon haastavaa asiakastilaisuutta ja tutkimuksen aikatauluja.

Ajattelunseurannan tuloksena joudun toteamaan, että käytin vapaa-ajastani noin tunnin työasioiden pohtimiseen. On huomioitava, että järjestin ajatuskokeeni pääsiäistä edeltävänä päivänä, mikä oli normaalia rauhallisempaa aikaa. Mentaalityöpäivän pituus kiireisempänä aikana olisi aivan toista luokkaa.

Miten mentaalityöaikaa sitten voitaisiin paremmin hallita tai lyhentää? Kysymys asiantuntijatyön henkisestä kuormittavuudesta on olennainen senkin vuoksi, että Tilastokeskuksen tietojen mukaan Suomessa toimi vuonna 2013 jo noin miljoona henkilöä erilaisissa asiantuntija-ammateissa. Myös Työsuojelurahaston rahoittamassa tutkimushankkeessamme AikaJärjestys asiantuntijatyössä toistuvat havainnot intensiivisen ajattelutyöskentelyn läikkymisestä työajan ulkopuolelle. Aivoista kun ei löydy virtakatkaisinta.

Tämä ei välttämättä ole ongelma silloin, kun työtehtävät ovat innostavia ja sopivan haastavia. Mieleen putkahtelevat uudet ideat ja näkökulmat työtehtäviin voi kokea tervetulleina. Tutkimushaastatteluista käy kuitenkin ilmi myös asian kääntöpuoli: ongelmia vatvotaan vapaa-ajalla varsinkin silloin, kun ne tuntuvat erityisen vaikeilta tai työmäärä ylivoimaiselta. Kun hankalat työasiat palaavat toistuvasti mieleen vapaa-ajalla ja aiheuttavat levottomuutta ja ahdistusta sekä heikentävät unensaantia, puhutaan jo kuormittavasta stressistä.

Joustavat työajat, osittaiset hoitovapaat ja etätyön mahdollisuus ovat yleistyneet suomalaisilla työpaikoilla, mutta miten työnantaja voisi helpottaa mentaalityöajan ja mentaalivapaan yhteensovittamista? Entä millaisia työstä irtautumisen keinoja ajattelutyöntekijöillä itsellään on käytössä? Tutkimuksemme antaa toivon mukaan näkökulmia muun muassa näihin kysymyksiin.

Olli Viljanen

Kirjoittaja on Työterveyslaitoksen tutkija, joka on mukana AikaJärjestys asiantuntijatyössä -tutkimushankkeessa. Hankkeessa kehitetään ratkaisuja asiantuntijatyöhön liittyviin ajankäytön haasteisiin.

Tuunaa lähestymistapaasi muutokseen kuten tuunaat vaatekaappiasi

Organisaatiomuutokset ovat arkipäivää: toimintaa uudistetaan, laajennetaan, supistetaan tai organisaatiorakenne laitetaan muuten uusiksi. Työntekijöiltä peräänkuulutetaan muutoskykyisyyttä, valmiutta ja halua muuttaa työtehtäviä, sopeutumista vaihtuviin esimiehiin, työtovereihin ja milloin mihinkin. On tehtävä entistä enemmän ja entistä tuottavammin, mutta entistä vähäisemmillä resursseilla. Tämä kaikki on totta mutta voimattomuutta herättävää.

Yhtenä aamuna silmiini osui lehtijuttu, jossa kerrottiin forssalaisesta yrityksestä, joka oli solminut kaksi merkittävää, miljoonaluokan sopimusta.

Hienointa uutisessa oli se, että yritys oli käyttänyt laivanrakennuksen matalasuhdannetta toimintansa kehittämiseen pelkän sopeuttamisen sijaan. Yritys oli tarkastellut toimintaansa uusin silmin ja lähtenyt haastamaan omaa osaamistaan. Tuloksena oli syntynyt uusi tuote, jota myydään nyt jo Japaniin asti.

Jäin pohtimaan, miksi tällaisia tarinoita kuulee niin harvoin. Eikö niitä ole vai eikö niistä kerrota? Mitä ajattelutavassamme pitäisi muuttaa, jotta organisaatiot ja niiden työntekijät alkaisivat tarkastelemaan omaa toimintaansa vastaavalla tavalla ja vielä iloitsemaan onnistumisestaan vaikeuksien keskellä?

Voisiko oman ajattelutavan ”tuunaaminen” auttaa käsittelemään muutoksia ja näkemään uusia mahdollisuuksia? Mahdollisesti, sillä eräässä toisessa lehtijutussa korostettiin sitä, että ihminen pääsee eteenpäin vaikeissa tilanteissa, jos hän osaa luoda positiivisia mielikuvia.

Aloin leikkiä ajatuksella, että työpaikka tai oma työtehtävä on kuin vaatekaappi, jonka sisältö (työt) pitäisi uudistaa vastaamaan nykytrendiä.  Onko oikea ratkaisu heittää kaikki ”turha” pois ja ostaa uutta tilalle?

Työn tuunaajat, nuo työnsä rajojen ja laadun luovat muokkaajat, sanoisivat, että ei: pitäisi miettiä, mistä saa käyttökelpoista pienellä korjauksella, mitä osia yhdistämällä saisi uusia toimivia kokonaisuuksia, mille löytyisi käyttöä muualta ja mikä oikeasti on turhaa.

Mitä tämä ajattelutavan muutos sitten tarkoittaisi omaan työhöni liittyvän osaamisen ja toiminnan osalta? Vanhasta tietotekniikkaosaamisesta saisi käyttökelpoisempaa jo pienellä päivityksellä; ehkä minun pitäisi kokeilla päähäni kehittäjän lierihattua tai kokeilla jotain ihan uutta väriä, kuten tutustumista jonkin toisen alan tutkijaryhmän tutkimuksiin. En yrittäisi kerralla suurta muutosta, vaan tekisin yhden pienen asian eri tavoin, edes kerran kuussa.

Yksi haaste, jonka päätin ottaa vastaan, oli kirjoittaa tämä blogiteksti, joka oli jotain aivan muuta kuin mitä olin ikinä tehnyt! Se ei ehkä auta seuraavan organisaatiomuutosprosessin läpikäymisessä, mutta tiedän ainakin uskaltavani yrittää jotain uutta. Done. J

Krista Pahkin

Kirjoittaja on Työn vaatimukset ja voimavarat -tiimin tiimipäällikkö, joka on kiinnostunut organisaatiomuutoksista: hyvässä ja pahassa. 

Aikani hinta

Aika on kallisarvoista. Jotkut ovat jopa esittäneet, että ajan arvo on noussut viime vuosina. Sen arvoa on kuitenkin vaikea määrittää.

Resurssina aika on omintakeinen. Se on katoavaa, sitä ei voi lisätä, se on persoonakohtaista, joten sitä ei voi lainata tai säästää, toteaa Sally Blount ja Gregory A. Janicik (2001) artikkelissaan.*

Aikaa on myös vaikea seurata ilman apuvälineitä. Ajan liikkeen voi havaita seuraamalla aurinkoa tai kelloa. Pidemmällä jänteellä ajan liikkeestä voi saada vihjeitä katsomalla vanhoja valokuvia, toisinaan taas peili kertoo karua kieltään ajan kulusta.

Vaikka aika ei ole helposti rahassa mitattavissa, kertoi naapurimme herrasmies ilahtuneensa kovasti lukiessaan lehdestä, että myös ajan voi nähdä vaurautena. Hän totesi pieni onnenvire kasvoillaan olevansa loppujen lopuksi aika varakas, toisin kuin hän oli ennen ajatellut.

Ymmärrän hyvin tuon perinteisen aika–raha-kytköksen: jos on aikaa, ei ole rahaa; jos on rahaa, ei ole aikaa. Mutta toisaalta taas en ymmärrä alkuunkaan, kenellä aikaa ei olisi? Keneltä se on viety pois? Onko arvotonta aikaa, jota ei lasketa? Minulla on päivät aika täynnä, mutta ne ovat arvokkaita.

Samoilla linjoilla olen siis naapurimme herrasmiehen kanssa: olen aika varakas, ja minulla on pieni onnenvire kasvoillani.

Minna Toivanen

Kirjoittaja on Työterveyslaitoksen tutkija, joka on mukana AikaJärjestys asiantuntijatyössä -tutkimushankkeessa. Hankkeen tuloksena syntyy apuvälineitä asiantuntijatyön ajallisen järjestyksen hahmottamiseen ja jäsentämiseen.

* Blount S & Janicik G A (2001). When plans change: examining how people evaluate timing changes in work organizations. Academy of Management Review, 26, 4, 566–585.

Kohtuus työajassa − mitä hyötyä siitä on yrittäjälle?

Yrittäjinä toimivat naiset kokevat stressiä yrittäjämiehiä enemmän. He painiskelevat useammin myös työn ja perheen yhteensovittamisen kanssa.

Työhön uppoutuminen ja huoli yritystoiminnan tulevaisuudesta verottavat omasta hyvinvoinnista huolehtimista. Mikroyrittäjien työn varjopuoliksi koetaankin kiire, pitkät työpäivät, haitallinen stressi ja lyhyet yöunet (Oulun Eteläisen alueen mikroyrittäjien työhyvinvointikysely).

Työterveyslaitoksen tutkimuksen mukaan liian pitkät työvuorot laskevat mielialaa. Yli 50 tuntia työtä viikossa myös heikentää älyllistä suoriutumiskykyä. Liiallinen työntekeminen lisää univaikeuksia, masennusta ja epäterveellisiä elintapavalintoja. Nämä yhdessä stressin kanssa lisäävät riskiä sairastua sydän- ja verisuonisairauksiin.

Talouden taantuman keskellä voi tuntua hassulta pohtia omien viikkotyötuntien määrää. Jos tunteja kuitenkin kertyy jatkuvasti yli 50 tuntia viikossa, kannattaa asiaan kiinnittää huomiota.

Mistä sitten tietää, että ehtiikö palautua työstä työvuorojen välillä? Tässä muutama käyttökelpoinen vinkki nukkumiseen liittyen:

+ Jotta nukahtaminen olisi mahdollista, mielen pitää olla rentoutunut.

+ Parhaiten rentoutuminen onnistuu, kun ehdit työvuoron jälkeen tehdä sellaisia asioita, jotka tuottavat mielihyvää. Näitä voivat olla esimerkiksi yhdessäolo perheen tai ystävien kanssa, mieluinen harrastus tai hyvää oloa tuova liikunta.

+ Merkkinä riittävästä palautumisesta voi pitää esimerkiksi sitä, kun herätessään tuntee itsensä levänneeksi ja odottaa päivän tapahtumia kiinnostuneena.

– Mikäli työvuoro venyy, työhön käytetty ylimääräinen aika on poissa palautumisesta, ja aloitat seuraavan työvuoron jo valmiiksi väsyneenä.

Kerro mielipiteesi, naisyrittäjä!

Ulkopuolisten on tunnetusti helppoa antaa vinkkejä. Tällä kertaa tämä ei kuitenkaan jää tähän.

Työterveyslaitoksessa ryhdytään tekemään opasta ja kampanjaa naisyrittäjille, ja nyt kiinnostaa erityisesti sinun mielipiteesi:

Mitä asioita yrittäjille pitäisi oppaassa kertoa? Mitä työkyvyn ja voimavarojen ylläpitämisestä pitäisi vähintään tietää?

Vaikuta ja kerro ideasi!

Anne Salmi

Kirjoittaja on Työterveyslaitoksen erityisasiantuntija, joka on mukana Euroopan sosiaalirahaston rahoittamassa Naiset työssä -hankkeessa.