tiistai 12. elokuuta 2014

Ajanhallinta projektimaailmassa

Yksittäisellä työntekijällä saattaa olla yhtäaikaisesti käynnissä yli kymmenen hanketta. Eräs rakennusalan projekteissa ikänsä toiminut haastateltavamme oli sitä mieltä, että aikataulujen hallinta oli alalla ollut aina yhtä vaativaa. Haastateltava oli sitä mieltä, että yksilön sopeutumiskyky ja ajan myötä kertyvä tuntuma auttavat hallitsemaan aikatauluja. Tämän allekirjoitan itsekin. Sama koskee arvatenkin projektityötä muillakin aloilla ja ylipäänsä työtä kuin työtä, koska projektimainen toimintatapa on levinnyt laajalle työelämään.

Yksilön taitojen karttuminen työuran mittaan on arvokasta pääomaa niin yksilölle kuin organisaatiollekin. Näiden taitojen ja tietojen jakaminen esimerkiksi uraansa aloitteleville työntekijöille on kullanarvoista. Silti on hyödyllistä myös miettiä, miten monia eri toimijoita yhteen sitovat projektit voitaisiin järjestää siten, että päällekkäisyyttä olisi mahdollisimman vähän.

Työajan jakautuminen samanaikaisesti useille eri projekteille tekee keskittymisestä vaikeaa, heikentää työtehoa ja heijastuu myös asiakkaalle. Lisäksi suuret projektit toteutetaan usein monien eri tiimien kesken, jolloin tiimien keskinäinen ajanhallinta on myös huomioitava. Vielä julkaisemattoman, pohjoismaisen työelämän tutkimuspäivillä esitetyn tanskalaistutkimuksen mukaan työn hallinnan keinojen parantaminen yksittäisessä projektia toteuttavassa tiimissä ei auta, jos tiimin työtä ei ole sovitettu kokonaisuuteen, jossa se toimii.


Eräs tutkimuksessamme löytämämme keino on projektien keston ja intensiteetin uudelleen organisointi. Jos projektit olisi mahdollista toteuttaa siten, että työntekijät keskittyisivät samanaikaisesti harvempiin projekteihin ja työstäisivät niitä lyhyemmän ajan, saattaisi projektien hallinta helpottua. Kyse on tietysti myös siitä, miten organisaation ulkoiset tekijät, kuten asiakkaiden toiveet ja tarpeet tai muiden yhteistyökumppanien aikataulut, istuvat uuteen jaksotukseen.

Uudenlainen projektien jaksotus voi olla myös asiakkaan etu. Kyse on toimintatavasta, jossa aikataulut sekä palvelevat asiakasta että tukevat työntekijöiden työn sujuvuutta.

Kaisa Eskelinen

Kirjoittaja on Työterveyslaitoksen tutkija, joka on mukana Rajoja rikkova työ -tutkimushankkeessa. Hankkeen tavoitteena on parantaa työpaikkojen sujuvan toiminnan edellytyksiä.

tiistai 5. elokuuta 2014

Etätyö ja itsensä johtaminen

Vaikka etätyötä tekee yhä useampi asiantuntijatehtävissä työskentelevä, aihetta sivuavassa keskustelussa vierailee edelleen kaikuja menneiltä ajoilta: mistä voi tietää, että ne oikeasti tekee töitä? Epäilyksellä on juurensa uskomuksessa, että työsuoritetta ei tule, ellei sitä alisteta kyttäämiselle. Uskomus on tiukassa siitäkin huolimatta, että liiallisen valvonnan ja vapauden rajoittamisen tiedetään vievän työn mielekkyyden ja lisäävän työhön leipääntymistä.

Todellisuudessa moni etätyömahdollisuutta käyttävä työntekijä tekee kotona enemmän työtä kuin tekisi ollessaan työnantajansa maksamissa tiloissa, kun työaikaa säästyy työmatkoista ja kaikenkarvaisista palavereista. Vaikka etätyön tekeminen on järkevää, etätyöläinen kokee painetta lunastaa oikeus etuuteensa ylenmääräisellä työnteolla ja syyttää itseään, mikäli ei koe saaneensa ”riittävästi aikaan”. Samalla unohtuu se, että päivät toimistollakaan eivät aina ole niin luovia tai tehokkaita jatkuvine keskeytyksineen ja rutiineineen. Suorituspaineita pahentaa se, että viikon aikana laahaavat työt ja paneutumista vaativat projektit kasautuvat epärealistisiksi odotuksiksi etäpäivinä tehtävistä töistä.

Ne kriitikot, jotka arvelevat etätöissä koettavan silkkaa mielihyvää, olkoon huoleti: etätöissä kärsitään samasta riittämättömyyden tunteesta kuin muuallakin.

Etätyön johtamisen haaste onkin työntekijällä itsellään: miten hallita omaa työntekoaan, kun perinteiset fyysiset ja ajalliset rakenteet eivät ole sitä ohjaamassa tai rajoittamassa. Asiantuntijat osaavat yleensä ottaa vastuuta omasta työsuoritteestaan, mutta miten on hyvinvoinnin laita? Miten etätyötä voisi tuunata, jotta innostus työhön lisääntyisi leipääntymiskierteen kiihtymisen sijaan?

Leipääntymisen kokemus ei aina johdu siitä, että työ ei kiinnosta, vaan siitä, ettei sitä useinkaan ole mahdollisuutta tehdä kunnolla hektisessä ja huonosti resursoidussa työympäristössä. Kun kiirettä ja häiriötekijöitä on liikaa, työn hallinnan kokemus heikkenee ja työ alkaa pidemmän päälle tympiä. Etätyö tarjoaa tilaisuuden kokea hallinnan tunnetta työstä, mikä on tärkeä mielekkään työn voimavara. Mahdollisuus syventyä tehtäviin etäällä toimiston hälinästä voi edesauttaa myönteistä työhön uppoutumista ja lisätä innostuksen tunteita, jotka edelleen rohkaisevat luomaan ja oivaltamaan. Siksi työn hallinnan tunteen kokemisen hetkiä tulee vaalia, esimerkiksi vastustamalla kiusausta reagoida välittömästi sähköpostin vaativiin merkkiääniin, jotka signaloivat arvokkaan työajan häiriintymistä.

Moni tärkeä työprosessi vaatii aikaa ja rauhaa, joita odotellessa voi kuitenkin vierähtää tovi. Vaihtoehtoisesti voi tarttua toimeen ja tuunata paremmat etätyöolosuhteet itselleen: pyhittämällä syventymiseen tarkoitetun työajan voi löytää työn hallinnan kokemuksen ja uutta innostusta työhön.

Lotta Harju

Kirjoittaja on Työterveyslaitoksen tutkija, joka on kiinnostunut siitä, miten työntekijät voivat omalla toiminnallaan tehdä työstään innostavampaa ja ehkäistä työssä leipääntymistä.

***********************

Microsoft ja Työterveyslaitos kumppaneineen järjestävät Kansallisen etätyöpäivän torstaina 18.9.2014. Etätyöpäivän suosio on kasvanut vuosi vuodelta, ja viime vuonna 23 982 suomalaista ja 714 organisaatiota osallistui kampanjaan. Tänä vuonna etätyöpäivän teemana on Työn uusi johtajuus. Tutustu ja ilmoittaudu mukaan osoitteessa etätyöpäivä.fi!