torstai 26. helmikuuta 2015

Verkostomaista työtä ei sujuvoiteta standardeilla

Voisi ajatella, että insinööritoimiston suunnitteluprojektin ja ensiavun työprosessin sujuvuudella on varsin vähän yhtäläisyyksiä.

Rajoja rikkova työ -hankkeessa tulimme kuitenkin toisenlaiseen johtopäätökseen. Molemmissa verkostomaista työtä pyrittiin hallitsemaan etukäteen määriteltyjen standardien kautta, samoin hallinnan haasteet kumpusivat usein samantyyppisistä lähteistä.

Ensiavun hoitoprotokollat ja insinööritoimiston projektiprosessi kertoivat, miten toiminnan tulisi edetä: miten potilasprosessi tai putkiremontin suunnittelu kulkevat vaiheesta A vaiheeseen B, C ja ehkä myös D.

Kuitenkin tuohon ketjuun tai prosessiin ilmestyi toisinaan tuntematon tekijä X, joka sotki suunnitellun, hallitun etenemisen. Ilmaantui erilaisia poikkeustilanteita, kuten eri syistä johtuvia viivästyksiä insinööritoimiston suunnitteluprojekteissa tai monivammapotilaiden hoitoa ensiavussa.

Joskus prosesseihin ja projekteihin liittyi tilanneriippuvaisia tekijöitä, joita ei voitu etukäteen tietää. Ensiavun potilasprosessissa saattoi tapahtua yllättäviä muutoksia potilaan terveydentilassa, ja insinööritoimiston projekteissa puolestaan asiakkaiden toiveita oli vaikea ennustaa.

Toisinaan puutteelliset tiedot sotkivat prosessin etenemistä. Jos oli epäselvää, mikä tapaus on kyseessä, on vaikea määritellä varmasti seuraavaa askelta. Jos maaperän koostumuksesta ei ole tietoa, on lisärakentamisen suunnittelutyötä vaikea aloittaa. Vastaavasti tiedonpuutteet potilaan nykyisestä terveydentilasta vaikeuttavat oikean hoitoprosessin aloittamista.

Samaan tapaan niin sanotut hankalat tapaukset mutkistivat työtä. Ilmestyi tapaus Q, jolle ei ollut määritelty valmista reittiä, tai kohdattiin tilanteita, joissa ei ollut yhtä oikeaa tapaa viedä projektia tai prosessia eteenpäin. Ensiavussa nämä koskivat erityisesti potilaita, joiden vammojen hoidon järjestyksestä piti neuvotella. Insinööritoimiston suunnitteluprojekteissa ei ollut yhtä oikeaa tapaa remontoida tai rakentaa uudisrakennuskohdetta, vaan ratkaisu vaati eri ammattialojen edustajien neuvotteluja ja kompromissin hakemista.

Miten varautua siihen, mitä ei voi ennustaa?


Verkostomaiseen työhön siirtyminen haastaakin totutut työn hallinnan ja sujuvoittamisen keinot. Perinteisesti työelämän erilaisia ongelmia on pyritty ratkaisemaan lisäämällä ohjeita ja sääntelyä. Kuitenkin verkostomaisessa toimintatavassa, jota leimaavat ennakoimattomuus ja muutos, tarvitaan uutta joustavuutta: valmiutta suunnanmuutoksiin ja avoimuutta uusille toimintatavoille.

Usean toimijan työt yhdistävissä projekteissa ja prosessissa keskeisemmäksi työn sujuvoittamisen keinoksi nousevat keinot ratkaista ketterästi pulma- ja katkostilanteita. Toisin sanoen ongelmatilanteita ei pyritä välttämään ennakkosuunnittelulla, vaan jo lähtöoletuksena on, että pulmakohtia esiintyy. Silloin tarvitaan ketteriä menettelytapoja tukemaan työryhmän yhteistä ongelmanratkaisua ja suunnittelutyötä.

A:sta voi seurata B, mutta jos mukaan astuu X, on syytä tarkastella tilannetta avoimesti, ketterästi, uusin silmin.

Minna Janhonen, Minna Toivanen ja Heli Heikkilä

Kirjoittajat ovat Työterveyslaitoksen tutkijoita, jotka on mukana Rajoja rikkova työ -tutkimushankkeessa. Hankkeen tavoitteena on parantaa työpaikkojen sujuvan toiminnan edellytyksiä.




maanantai 16. helmikuuta 2015

Esimies koulutukseen – erityisesti huonoina aikoina

Tiukkoina aikoina tehdään usein vain välttämätön. Kun perheen rahat ovat tiukalla, aletaan miettiä kotiin liittyvien kulujen karsimista. Huonolla hapella olevaa kattoa ei korjata, ja kohta meillä on vuotavan katon lisäksi kosteusvaurio.

Esimiestyön kehittäminenkin saattaa jäädä huonojen aikojen jalkoihin: ”juuri nyt meillä ei ole aikaa, energiaa ja varaa satsata tähän.” Lyhyen tähtäimen säästöt kostautuvat pitkällä aikavälillä myös työssä. Säästämisen satoa korjataan tulevaisuudessa vähäisempänä työn imuna, heikompana työilmapiirinä ja huonompana tuottavuutena.

Tiedämme tutkimusten perusteella, että juuri hankalina aikoina työn voimavaroilla, esimerkiksi hyvällä esimiestyöllä, on erityisen paljon merkitystä. Paradoksaalisesti juuri silloin voimavarojen ja myönteisten kehityskulkujen tukemisesta luovutaan. Usein olemme nähneet, kuinka vuorovaikutteiset palaverit ja kehityskeskustelut unohtuvat kiireen ja paineiden keskellä, koulutuksiin ei pääse, esimiesten keskinäinen vertaistuki vähenee ja niin edelleen.

Esimieskoulutuksissamme huomaamme toistuvasti, että keskustelu arkisista ja konkreettisista johtamisen kysymyksistä on koulutuksen kiitellyintä antia – ei niinkään uudet johtamisen trendit ja teoriat. Koulutukset, ja erityisesti niihin varattava aika, auttavat aikatauluttamaan kehittämisaikaa omalle työlle ja vertaiskeskustelulle arjen ruuhkan keskelle.

Hyvä esimerkki on työntekijöiden valtuuttamiseen ja vastuuttamiseen liittyvät keskustelut, joita käymme esimiesten kanssa. Periaatteen ja teorian tasolla kaikki ovat samaa mieltä työntekijöiden oma-aloitteisuuden ja ”voimaantumisen” hyödyistä ja siitä, että esimiesten pitäisi luottaa porukkansa osaamiseen ja kannustaa sen käyttämiseen. Miten esimies tätä sitten käytännössä tukee ja miten hän siinä onnistuu, onkin toinen kysymys.

Saamassamme koulutuspalautteessa esimiehet tuovat aina esiin, että on hyvä huomata muidenkin painivan samojen haasteiden kanssa. Yleensä keskustelu erilaisista työpaikoista ja taustoista tulevien esimiesten kanssa koetaan erityisen antoisaksi. Joskus käy niin, että muiden ideat ja into auttavat saamaan hitaammankin liikkeelle ja koulutuksesta saatetaan saada henkilökohtainen ”herätys” esimiestaitojen jatkuvaan kehittämiseen.

Tapahtuipa esimiestyön kehittäminen millä foorumilla tahansa, sille on paikkansa ja tarpeensa myös – ja erityisesti–- heikompina aikoina.

Tommy Larvi ja Anna Vanhala (Twitter: @TommyLarvi ja @VanhalaA)

Kirjoittajat ovat Työterveyslaitoksen kehittämiskonsultteja, jotka kirjoittavat Pomohautomo-opasta tuoreille esimiehille.

  • Seuraa kirjan edistymistä Twitterissä @pomohautomo ja osallistu keskusteluun tunnisteella #pomohautomo.
  • Ilmoittaudu mukaan neljän aamupäivän Pomohautomo-koulutukseen. Lisätietoa ja ilmoittautuminen Työterveyslaitoksen koulutuskalenterista.