Tuunaa lähestymistapaasi muutokseen kuten tuunaat vaatekaappiasi

Organisaatiomuutokset ovat arkipäivää: toimintaa uudistetaan, laajennetaan, supistetaan tai organisaatiorakenne laitetaan muuten uusiksi. Työntekijöiltä peräänkuulutetaan muutoskykyisyyttä, valmiutta ja halua muuttaa työtehtäviä, sopeutumista vaihtuviin esimiehiin, työtovereihin ja milloin mihinkin. On tehtävä entistä enemmän ja entistä tuottavammin, mutta entistä vähäisemmillä resursseilla. Tämä kaikki on totta mutta voimattomuutta herättävää.

Yhtenä aamuna silmiini osui lehtijuttu, jossa kerrottiin forssalaisesta yrityksestä, joka oli solminut kaksi merkittävää, miljoonaluokan sopimusta.

Hienointa uutisessa oli se, että yritys oli käyttänyt laivanrakennuksen matalasuhdannetta toimintansa kehittämiseen pelkän sopeuttamisen sijaan. Yritys oli tarkastellut toimintaansa uusin silmin ja lähtenyt haastamaan omaa osaamistaan. Tuloksena oli syntynyt uusi tuote, jota myydään nyt jo Japaniin asti.

Jäin pohtimaan, miksi tällaisia tarinoita kuulee niin harvoin. Eikö niitä ole vai eikö niistä kerrota? Mitä ajattelutavassamme pitäisi muuttaa, jotta organisaatiot ja niiden työntekijät alkaisivat tarkastelemaan omaa toimintaansa vastaavalla tavalla ja vielä iloitsemaan onnistumisestaan vaikeuksien keskellä?

Voisiko oman ajattelutavan ”tuunaaminen” auttaa käsittelemään muutoksia ja näkemään uusia mahdollisuuksia? Mahdollisesti, sillä eräässä toisessa lehtijutussa korostettiin sitä, että ihminen pääsee eteenpäin vaikeissa tilanteissa, jos hän osaa luoda positiivisia mielikuvia.

Aloin leikkiä ajatuksella, että työpaikka tai oma työtehtävä on kuin vaatekaappi, jonka sisältö (työt) pitäisi uudistaa vastaamaan nykytrendiä.  Onko oikea ratkaisu heittää kaikki ”turha” pois ja ostaa uutta tilalle?

Työn tuunaajat, nuo työnsä rajojen ja laadun luovat muokkaajat, sanoisivat, että ei: pitäisi miettiä, mistä saa käyttökelpoista pienellä korjauksella, mitä osia yhdistämällä saisi uusia toimivia kokonaisuuksia, mille löytyisi käyttöä muualta ja mikä oikeasti on turhaa.

Mitä tämä ajattelutavan muutos sitten tarkoittaisi omaan työhöni liittyvän osaamisen ja toiminnan osalta? Vanhasta tietotekniikkaosaamisesta saisi käyttökelpoisempaa jo pienellä päivityksellä; ehkä minun pitäisi kokeilla päähäni kehittäjän lierihattua tai kokeilla jotain ihan uutta väriä, kuten tutustumista jonkin toisen alan tutkijaryhmän tutkimuksiin. En yrittäisi kerralla suurta muutosta, vaan tekisin yhden pienen asian eri tavoin, edes kerran kuussa.

Yksi haaste, jonka päätin ottaa vastaan, oli kirjoittaa tämä blogiteksti, joka oli jotain aivan muuta kuin mitä olin ikinä tehnyt! Se ei ehkä auta seuraavan organisaatiomuutosprosessin läpikäymisessä, mutta tiedän ainakin uskaltavani yrittää jotain uutta. Done. J

Krista Pahkin

Kirjoittaja on Työn vaatimukset ja voimavarat -tiimin tiimipäällikkö, joka on kiinnostunut organisaatiomuutoksista: hyvässä ja pahassa. 

Aikani hinta

Aika on kallisarvoista. Jotkut ovat jopa esittäneet, että ajan arvo on noussut viime vuosina. Sen arvoa on kuitenkin vaikea määrittää.

Resurssina aika on omintakeinen. Se on katoavaa, sitä ei voi lisätä, se on persoonakohtaista, joten sitä ei voi lainata tai säästää, toteaa Sally Blount ja Gregory A. Janicik (2001) artikkelissaan.*

Aikaa on myös vaikea seurata ilman apuvälineitä. Ajan liikkeen voi havaita seuraamalla aurinkoa tai kelloa. Pidemmällä jänteellä ajan liikkeestä voi saada vihjeitä katsomalla vanhoja valokuvia, toisinaan taas peili kertoo karua kieltään ajan kulusta.

Vaikka aika ei ole helposti rahassa mitattavissa, kertoi naapurimme herrasmies ilahtuneensa kovasti lukiessaan lehdestä, että myös ajan voi nähdä vaurautena. Hän totesi pieni onnenvire kasvoillaan olevansa loppujen lopuksi aika varakas, toisin kuin hän oli ennen ajatellut.

Ymmärrän hyvin tuon perinteisen aika–raha-kytköksen: jos on aikaa, ei ole rahaa; jos on rahaa, ei ole aikaa. Mutta toisaalta taas en ymmärrä alkuunkaan, kenellä aikaa ei olisi? Keneltä se on viety pois? Onko arvotonta aikaa, jota ei lasketa? Minulla on päivät aika täynnä, mutta ne ovat arvokkaita.

Samoilla linjoilla olen siis naapurimme herrasmiehen kanssa: olen aika varakas, ja minulla on pieni onnenvire kasvoillani.

Minna Toivanen

Kirjoittaja on Työterveyslaitoksen tutkija, joka on mukana AikaJärjestys asiantuntijatyössä -tutkimushankkeessa. Hankkeen tuloksena syntyy apuvälineitä asiantuntijatyön ajallisen järjestyksen hahmottamiseen ja jäsentämiseen.

* Blount S & Janicik G A (2001). When plans change: examining how people evaluate timing changes in work organizations. Academy of Management Review, 26, 4, 566–585.

Kohtuus työajassa − mitä hyötyä siitä on yrittäjälle?

Yrittäjinä toimivat naiset kokevat stressiä yrittäjämiehiä enemmän. He painiskelevat useammin myös työn ja perheen yhteensovittamisen kanssa.

Työhön uppoutuminen ja huoli yritystoiminnan tulevaisuudesta verottavat omasta hyvinvoinnista huolehtimista. Mikroyrittäjien työn varjopuoliksi koetaankin kiire, pitkät työpäivät, haitallinen stressi ja lyhyet yöunet (Oulun Eteläisen alueen mikroyrittäjien työhyvinvointikysely).

Työterveyslaitoksen tutkimuksen mukaan liian pitkät työvuorot laskevat mielialaa. Yli 50 tuntia työtä viikossa myös heikentää älyllistä suoriutumiskykyä. Liiallinen työntekeminen lisää univaikeuksia, masennusta ja epäterveellisiä elintapavalintoja. Nämä yhdessä stressin kanssa lisäävät riskiä sairastua sydän- ja verisuonisairauksiin.

Talouden taantuman keskellä voi tuntua hassulta pohtia omien viikkotyötuntien määrää. Jos tunteja kuitenkin kertyy jatkuvasti yli 50 tuntia viikossa, kannattaa asiaan kiinnittää huomiota.

Mistä sitten tietää, että ehtiikö palautua työstä työvuorojen välillä? Tässä muutama käyttökelpoinen vinkki nukkumiseen liittyen:

+ Jotta nukahtaminen olisi mahdollista, mielen pitää olla rentoutunut.

+ Parhaiten rentoutuminen onnistuu, kun ehdit työvuoron jälkeen tehdä sellaisia asioita, jotka tuottavat mielihyvää. Näitä voivat olla esimerkiksi yhdessäolo perheen tai ystävien kanssa, mieluinen harrastus tai hyvää oloa tuova liikunta.

+ Merkkinä riittävästä palautumisesta voi pitää esimerkiksi sitä, kun herätessään tuntee itsensä levänneeksi ja odottaa päivän tapahtumia kiinnostuneena.

– Mikäli työvuoro venyy, työhön käytetty ylimääräinen aika on poissa palautumisesta, ja aloitat seuraavan työvuoron jo valmiiksi väsyneenä.

Kerro mielipiteesi, naisyrittäjä!

Ulkopuolisten on tunnetusti helppoa antaa vinkkejä. Tällä kertaa tämä ei kuitenkaan jää tähän.

Työterveyslaitoksessa ryhdytään tekemään opasta ja kampanjaa naisyrittäjille, ja nyt kiinnostaa erityisesti sinun mielipiteesi:

Mitä asioita yrittäjille pitäisi oppaassa kertoa? Mitä työkyvyn ja voimavarojen ylläpitämisestä pitäisi vähintään tietää?

Vaikuta ja kerro ideasi!

Anne Salmi

Kirjoittaja on Työterveyslaitoksen erityisasiantuntija, joka on mukana Euroopan sosiaalirahaston rahoittamassa Naiset työssä -hankkeessa.

Kuinka voit auttaa? – ihan oikeesti

Tilasin kotini kylpyhuoneremontin firmalta, joka on erikoistunut kokonaispalveluun. ”Otamme vastuun remonttisi onnistumisesta” -slogan tuntui ihanan vapauttavalta.

Toivomukseni kuunneltiin mittakäynnin yhteydessä. Samana iltana suunnitteludokumentit tietokonekuvineen ilmestyivät sähköpostiini. Kun ehdotetut kalusteet ja laatat oli käyty katsomassa, olin valmis tarjouksen hyväksymiseen. Sen jälkeen kylpyhuonetoimittaja hoiti kaiken: kalustetilaukset, purut, sähkötyöt, valvonnat – avaimet käteen -periaatteella remonttivakuutuksen kera.

Työelämän arkeni on aivan muuta. Joudun usein pyytämään apua alun perin vähäpätöiseltä kuulostavaan pelisääntöasiaan. Se neuvontapiste, jolle asian ratkaiseminen mielestäni kuuluu, ohjaa minut seuraavalle.  Toinen henkilö vaivautuu määrittelemään monipolvisesti, miksi tämä ei kuulu juuri heidän tontilleen. Kolmas henkilö vastaa osittain kysymykseen, mutta lisää, ettei voi ottaa vastuuta vastauksen oikeellisuudesta tai osaa vastata vain osittain.

Tässä vaiheessa huomaan, että olen kysynyt apua yhteensä viideltä henkilöltä. Olen turhautunut ja väsynyt, ja koko työpäivä on kulunut pelkkään selvittelyyn. Harmitus on saanut aikaan sen, etten pysty tarttumaan mihinkään muuhunkaan työhön. Ymmärrän yhtäkkiä omassa työssäni, miten arvokasta on ottaa asiakkaan huoli tai ongelma kokonaisvaltaisesti hoidettavaksi. Tämä periaate sopii visioksi kaikkiin palveluihin, myös tutkimuspalveluihin.

Mitä jos seuraavan kerran palvelisitkin asiakastasi niin kuin haluaisit itseäsi palveltavan? Asiaa selvitellessäsi oppisit aiheesta enemmän kuin rooliisi ehkä kuuluukaan. Seuraavalle kysyjälle pystyisit antamaan vastauksen jo tuota pikaa. Vastaus sisältäsi lisukkeen: ”Voin ottaa selvää ja palaan asiaan.” Se olisi asiakkaalle ihan mannaa – todellista vastuunkantoa ja huolenpitoa.

Jos jo kylpyhuoneremonttipalveluissa pystytään tarjoamaan asiakkaalle kokonaisvaltaista mielenrauhaa, ei se voi olla niin vaikeaa muissakaan palveluissa – ihan oikeesti.

Eveliina Saari

Kirjoittaja on erikoistutkija, joka toimii Palvelutalouden vallankumous -hankkeen projektipäällikkönä.

Verkostomaista työtä ei sujuvoiteta standardeilla

Voisi ajatella, että insinööritoimiston suunnitteluprojektin ja ensiavun työprosessin sujuvuudella on varsin vähän yhtäläisyyksiä.

Rajoja rikkova työ -hankkeessa tulimme kuitenkin toisenlaiseen johtopäätökseen. Molemmissa verkostomaista työtä pyrittiin hallitsemaan etukäteen määriteltyjen standardien kautta, samoin hallinnan haasteet kumpusivat usein samantyyppisistä lähteistä.

Ensiavun hoitoprotokollat ja insinööritoimiston projektiprosessi kertoivat, miten toiminnan tulisi edetä: miten potilasprosessi tai putkiremontin suunnittelu kulkevat vaiheesta A vaiheeseen B, C ja ehkä myös D.

Kuitenkin tuohon ketjuun tai prosessiin ilmestyi toisinaan tuntematon tekijä X, joka sotki suunnitellun, hallitun etenemisen. Ilmaantui erilaisia poikkeustilanteita, kuten eri syistä johtuvia viivästyksiä insinööritoimiston suunnitteluprojekteissa tai monivammapotilaiden hoitoa ensiavussa.

Joskus prosesseihin ja projekteihin liittyi tilanneriippuvaisia tekijöitä, joita ei voitu etukäteen tietää. Ensiavun potilasprosessissa saattoi tapahtua yllättäviä muutoksia potilaan terveydentilassa, ja insinööritoimiston projekteissa puolestaan asiakkaiden toiveita oli vaikea ennustaa.

Toisinaan puutteelliset tiedot sotkivat prosessin etenemistä. Jos oli epäselvää, mikä tapaus on kyseessä, on vaikea määritellä varmasti seuraavaa askelta. Jos maaperän koostumuksesta ei ole tietoa, on lisärakentamisen suunnittelutyötä vaikea aloittaa. Vastaavasti tiedonpuutteet potilaan nykyisestä terveydentilasta vaikeuttavat oikean hoitoprosessin aloittamista.

Samaan tapaan niin sanotut hankalat tapaukset mutkistivat työtä. Ilmestyi tapaus Q, jolle ei ollut määritelty valmista reittiä, tai kohdattiin tilanteita, joissa ei ollut yhtä oikeaa tapaa viedä projektia tai prosessia eteenpäin. Ensiavussa nämä koskivat erityisesti potilaita, joiden vammojen hoidon järjestyksestä piti neuvotella. Insinööritoimiston suunnitteluprojekteissa ei ollut yhtä oikeaa tapaa remontoida tai rakentaa uudisrakennuskohdetta, vaan ratkaisu vaati eri ammattialojen edustajien neuvotteluja ja kompromissin hakemista.

Miten varautua siihen, mitä ei voi ennustaa?

Verkostomaiseen työhön siirtyminen haastaakin totutut työn hallinnan ja sujuvoittamisen keinot. Perinteisesti työelämän erilaisia ongelmia on pyritty ratkaisemaan lisäämällä ohjeita ja sääntelyä. Kuitenkin verkostomaisessa toimintatavassa, jota leimaavat ennakoimattomuus ja muutos, tarvitaan uutta joustavuutta: valmiutta suunnanmuutoksiin ja avoimuutta uusille toimintatavoille.

Usean toimijan työt yhdistävissä projekteissa ja prosessissa keskeisemmäksi työn sujuvoittamisen keinoksi nousevat keinot ratkaista ketterästi pulma- ja katkostilanteita. Toisin sanoen ongelmatilanteita ei pyritä välttämään ennakkosuunnittelulla, vaan jo lähtöoletuksena on, että pulmakohtia esiintyy. Silloin tarvitaan ketteriä menettelytapoja tukemaan työryhmän yhteistä ongelmanratkaisua ja suunnittelutyötä.

A:sta voi seurata B, mutta jos mukaan astuu X, on syytä tarkastella tilannetta avoimesti, ketterästi, uusin silmin.

Minna Janhonen, Minna Toivanen ja Heli Heikkilä

Kirjoittajat ovat Työterveyslaitoksen tutkijoita, jotka on mukana Rajoja rikkova työ -tutkimushankkeessa. Hankkeen tavoitteena on parantaa työpaikkojen sujuvan toiminnan edellytyksiä.