Minulla on vain aikaa, mutta mihin?

Jaan omaa aikaani työn, kodin ja harrastusten kesken. Työaikaani syö tällä hetkellä kolme eri projektia ja siihen päälle tulevat uusien projektien suunnittelutyöt. Myös asiantuntijatyö, kuten haastattelut, esiintymiset, pienet konsultaatiot, ynnä muu sekalainen, vie aikaani. Tekemistä niin työssä kuin työn ulkopuolella on aivan riittämiin ja ajasta on usein pulaa. Aika ei kuitenkaan lisäänny. Sitä on aina samat 24 tuntia vuorokaudessa, olipa minulla tekemistä miten paljon hyvänsä.

Jos aikasuunnittelu sakkaa, tulee kiire. Paljon puhuttu, parjattu ja jopa ahkeran ihmisen tunnusmerkiksi noussut kiire. Ajan hallinta ei todellakaan ole yksinkertaista. Tämän olemme huomanneet myös meneillään olevassa Aikajärjestys asiantuntijatyössä –hankkeessa. Hanke on saanut minut pohtimaan omaa ajankäyttöäni. Itse koen seuraavat ajanhallinnan keinot hyödylliseksi. Näistä monet ovat nousseet esille myös hankkeessa tekemissämme haastatteluissa.

1. Asetan tehtävät tärkeysjärjestykseen: laitan järjestykseen asiat, mitä pitää tehdä tänään, mitä huomenna, mitä pidemmällä tähtäimellä.
    
2. Jaan tehtäviä muiden kanssa: kaikkea ei tarvitse välttämättä tehdä itse. Esimerkiksi taulukoiden laatimisessa kollegat ovat paljon minua näppärämpiä. Minä voin puolestani tehdä heille epämieluisia juttuja.
   
3. Jätän tekemättä: mietin, voinko jättää jotain kokonaan tekemättä? Onko esimerkiksi pakko soittaa takaisin jokaiseen vastaamatta jääneeseen puheluun tai loman aikana kertyneeseen sähköpostiin? Voisiko vai luottaa siihen, että jos asia on vielä tärkeä, henkilö soittaa uudelleen.
   
4. Pilkon osiin: kerään listan pienempiä työtehtäviä ja kylmän viileästi teen ne sen enempää tuskailematta listan pituutta.
   
5. Laadin löysän aikataulun: aina kun se vaan on mahdollista, jätän aikatauluihin väljyyttä. Tulee viivästyksiä, muutoksia, esteitä. Kun on etukäteen valmistautunut siihen, että jotain kumminkin tapahtuu, ei ajaudu paniikkiin yllättävissä tilanteissa. Olen itse oppinut tämän kantapään kautta rakentaessani liian tiiviitä aikatauluja, jotka eivät siedä minkäänlaisia yllätyksiä.
   
6. En päästä kiireen tunnetta niskan päälle: Väitän, että voi olla paljon tekemistä ilman että on kiire, sillä kiire on tunne. Se syntyy pään sisällä silloin kuin aika ei ole hallinnassa.
   
7. Ajan tuhlaaminen: No oho, ehkä yllättävää? Mutta kyllä: yksi onnistuneen asiantuntijatyön edellytys on se, että annetaan aikaa ajatuksille. Jos pää on koko ajan täynnä to-do –listoja, ei luovuudelle jää sijaa. Pitää siis olla myös aikaa joka voi ulkopuolisesta näyttää haahuilulta.

Minna Janhonen

Kirjoittaja on Työterveyslaitoksen tutkija, joka on mukana AikaJärjestys asiantuntijatyössä -tutkimushankkeessa. Hankkeessa kehitetään ratkaisuja asiantuntijatyöhön liittyviin ajankäytön haasteisiin.