Työajanseurannasta ajankäytön arviointiin – haastan kokeilemaan!

Työaika on ollut runsaasti esillä mediassa ja yhteiskunnallisessa keskustelussa. Työajan pidentämiseen liittyvä kritiikki on kohdistunut siihen tosiasiaan, että erityisesti joustavassa työssä tehdään jo nykyäänkin paljon työtä, jota ei huomioida työajaksi. Joustava työ on tyypillistä asiantuntijatehtävissä ja luovilla aloilla, mutta myös esimerkiksi kiinteistöalalla. Joustavassa työssä työtä tehdään mobiiliteknologiaa hyödyntäen esimerkiksi työpisteessä, kotona, asiakkaan luona tai kulkuvälineissä.

Työaikaa ohjaavat työehtosopimukset ja työaikalaki, sillä suurimmalla osalla joustavaa työtä tekevistä on sovittu työaika. Työajan seurantaan yleisimmin käytössä olevat järjestelmät perustuvat ydintyöaikaan ja kulunvalvontaan, kuten Esmikko-kulunvalvontajärjestelmä. Tietenkään kaikki työ, joka jää työajanseurannan ulkopuolelle, ei ole ylityötä, jos ei myöskään haitallista. Aamuinen sähköpostien luku voi toimia orientaationa työpäivään ja siten sujuvoittaa työtä, kun saapuu työpaikalle. Raportin loppuun saattaminen illalla voi tuottaa tyytyväisyyttä ja taata levollisen unen. Sen sijaan joustavakin työ muuttuu ongelmalliseksi, jos vapaa-ajalle liukuva työ häiritsee yöunta, tai jos elämäntilanteesta johtuen työn jatkaminen vapaa-ajalla ei olekaan mahdollista.

Mitäpä jos työajanseuranta onkin vanhanaikaista ja joustavassa työssä pitäisi seurata ajankäyttöä? Työaikahan on vain yksi osa vuorokaudesta, jossa vapaa-ajalla ja levollakin on omat roolinsa. Ajankäytön seurannalla on mahdollista saada kokonaiskuva niistä tekijöistä, jotka vaikuttavat vireyteen ja jaksamiseen. Päivätasolla ajankäytön seuranta auttaa hahmottamaan mihin työtehtäviin tai työn sisältöihin (esim. kokoukset, sähköposti) työaika kuluu, mutta myös mitä tekee vapaa-ajalla ja miten paljon nukkuu. Viikkotasolla on mahdollista nähdä tuleeko työtä tehtyä usein vapaa-ajalla ja jääkö lepoon aikaa viikonloppunakaan.

Haastankin kaikki seuraamaan ajankäyttöään! Merkitse kalenteriin seuraavan kahden viikon aikana koko vuorokauden ajankäyttösi eli työn lisäksi ainakin vapaa-ajan liikunta ja unen määrä. Kokeile myös helppoa liikennevalojärjestelmää:

• merkitse vihreällä ne asiat/ajat, joihin olet tyytyväinen ja jotka sujuvat hyvin, 
• anna keltainen merkki asioille/ajalle, joka mietityttää ja 
• punainen sille ajankäytölle, johon et ole tyytyväinen (harmittaa/tuntuu ikävältä).
• Arvioi merkinnät kahden viikon kuluttua. 

Yllätyitkö? Teetkö työtä enemmän vai vähemmän kuin luulit? Miten omat merkintäsi ovat linjassa Esmikko-saldon kanssa? Mitä väriä on eniten? Jos vihreää – fiilis on hyvä, mutta missä asioissa ja paljonko olet käyttänyt niihin aikaa (onko työtä eniten, paljonko nukut)? Entä missä näkyy punaista? Olisivatko punaiset sellaista mihin voit vaikuttaa itse vai pitäisikö keskustella asiasta esimiehen kanssa? Yhteinen haasteemme on nostaa kokemukset keskusteluun ja löytää toimivia ratkaisuja. Ajatuksia ja kokemuksia saa laittaa minulle myös sähköpostitse.

Annina Ropponen (annina.ropponen(at)ttl.fi)

Kirjoittaja on erikoistutkija, joka työskentelee useissa vuorotyöhön liittyvissä työaikahankkeissa ja on erityisesti innostunut Asiantuntijoiden työajat -hankkeestaan.