tiistai 12. elokuuta 2014

Ajanhallinta projektimaailmassa

Yksittäisellä työntekijällä saattaa olla yhtäaikaisesti käynnissä yli kymmenen hanketta. Eräs rakennusalan projekteissa ikänsä toiminut haastateltavamme oli sitä mieltä, että aikataulujen hallinta oli alalla ollut aina yhtä vaativaa. Haastateltava oli sitä mieltä, että yksilön sopeutumiskyky ja ajan myötä kertyvä tuntuma auttavat hallitsemaan aikatauluja. Tämän allekirjoitan itsekin. Sama koskee arvatenkin projektityötä muillakin aloilla ja ylipäänsä työtä kuin työtä, koska projektimainen toimintatapa on levinnyt laajalle työelämään.

Yksilön taitojen karttuminen työuran mittaan on arvokasta pääomaa niin yksilölle kuin organisaatiollekin. Näiden taitojen ja tietojen jakaminen esimerkiksi uraansa aloitteleville työntekijöille on kullanarvoista. Silti on hyödyllistä myös miettiä, miten monia eri toimijoita yhteen sitovat projektit voitaisiin järjestää siten, että päällekkäisyyttä olisi mahdollisimman vähän.

Työajan jakautuminen samanaikaisesti useille eri projekteille tekee keskittymisestä vaikeaa, heikentää työtehoa ja heijastuu myös asiakkaalle. Lisäksi suuret projektit toteutetaan usein monien eri tiimien kesken, jolloin tiimien keskinäinen ajanhallinta on myös huomioitava. Vielä julkaisemattoman, pohjoismaisen työelämän tutkimuspäivillä esitetyn tanskalaistutkimuksen mukaan työn hallinnan keinojen parantaminen yksittäisessä projektia toteuttavassa tiimissä ei auta, jos tiimin työtä ei ole sovitettu kokonaisuuteen, jossa se toimii.


Eräs tutkimuksessamme löytämämme keino on projektien keston ja intensiteetin uudelleen organisointi. Jos projektit olisi mahdollista toteuttaa siten, että työntekijät keskittyisivät samanaikaisesti harvempiin projekteihin ja työstäisivät niitä lyhyemmän ajan, saattaisi projektien hallinta helpottua. Kyse on tietysti myös siitä, miten organisaation ulkoiset tekijät, kuten asiakkaiden toiveet ja tarpeet tai muiden yhteistyökumppanien aikataulut, istuvat uuteen jaksotukseen.

Uudenlainen projektien jaksotus voi olla myös asiakkaan etu. Kyse on toimintatavasta, jossa aikataulut sekä palvelevat asiakasta että tukevat työntekijöiden työn sujuvuutta.

Kaisa Eskelinen

Kirjoittaja on Työterveyslaitoksen tutkija, joka on mukana Rajoja rikkova työ -tutkimushankkeessa. Hankkeen tavoitteena on parantaa työpaikkojen sujuvan toiminnan edellytyksiä.

Ei kommentteja:

Lähetä kommentti